O registro de funcionário é um processo obrigatório para qualquer empresa que contrate mais colaboradores. Esse registro, que por muitos é conhecido como “ficha de registro de funcionário” é a única forma de oficializar de forma legal a relação empregatícia da pessoa física com a empresa.
Esse processo pode parecer simples, mas existe uma série de documentos e práticas que precisam ser seguidas para que não haja erros no registro. Visto que o registro de funcionário estabelece a base sólida para uma relação laboral produtiva e satisfatória, toda atenção no processo é pouca!
Neste conteúdo vamos explicar o que é de fato esse registro, quais os documentos necessários e mais! Então, continue lendo para não restar dúvidas e saber como registrar corretamente os colaboradores da sua empresa.
O que é registro de funcionário?
O registro de funcionários é um processo que precisa acontecer em todas as empresas que contratam novos colaboradores. De certo modo, ele faz parte do processo de admissão e é, comumente, realizado pelo departamento de Recursos Humanos (RH).
O processo inicia-se logo após o candidato passar pela entrevista de emprego e todas as dinâmicas que a empresa propor. Quando o candidato é selecionado e aprovado, começa o processo para o preenchimento da ficha de registro.
Para isso, a empresa precisa coletar diversas informações sobre o colaborador contratado. Como, por exemplo, informações da pessoa física e dos documentos necessários para a finalização da contratação do profissional.
É de responsabilidade do contratado enviar todos os documentos necessários para a empresa dentro do prazo estipulado, para que o RH possa dar andamento no processo o mais rápido possível.
Somente após o registro de funcionário o colaborador terá a garantia dos direitos e obrigações previstas na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e poderá ter sua carteira de trabalho assinada.
Além disso, é através do registro que o funcionário consegue ser inscrito no Instituto Nacional de Seguro Social (INSS) e ter acesso aos benefícios que a empresa pode oferecer, como vale transporte, vale alimentação, plano de saúde e mais.
Importância do registro de funcionário para empresas
O registro de funcionários é fundamental para assegurar que todas as partes envolvidas, contratante e contratado, estejam a par de suas obrigações, responsabilidades e direitos desde o início do vínculo.
Além do mais, o registro é um processo obrigatório previsto nas regras da legislação trabalhista brasileira. Além de garantir os direitos do colaborador, esse registro também protege a empresa de possíveis penalidades e litígios trabalhistas.
O profissional contratado só pode iniciar sua função na empresa depois que esta cadastrar as informações pessoais e profissionais desse trabalhador na plataforma eSocial. Também é preciso que a empresa informe a data de admissão, tipo de jornada de trabalho, cargo que o colaborador terá, salário, modelo de contrato, entre outros dados.
Documentos necessários
Como citado anteriormente, neste mesmo conteúdo, é necessário que o colaborador entregue uma série de documentos para que a empresa possa formalizar a contratação dentro da lei.
Existe uma lista de documentos que normalmente são pedidos para fazer o registro de funcionário. Abaixo, você confere quais são!
Documento de identificação
Para contratar uma pessoa, a empresa precisa saber algumas informações sobre a pessoa física. Por isso, são pedidos cópias dos seguintes documentos:
- Documento de identificação, atualizada, com foto. Pode ser a Carteira de Identidade Nacional (CIN), Registro Geral (RG) ou Carteira Nacional de Habilitação (CNH);
- Cadastro de Pessoa Física (CPF);
- Título de eleitor.
Além de fotos 3×4 para poder colocar no livro de registro.
Carteira de trabalho
Quando o colaborador é registrado no regime CLT, é preciso que ele entregue a carteira de trabalho na empresa para que seja feito o registro.
É na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) que estarão registrados dados sobre a função que será exercida pelo colaborador contratado e a remuneração devida pela empresa.
Algumas organizações já estão aceitando o uso da carteira de trabalho digital. Para isso, o colaborador precisará informar o CPF.
Comprovante de residência
É comum que empresas peçam cópia de comprovante de endereço. Esse documento pode auxiliar a empresa na hora de calcular o vale transporte, por exemplo.
Certidão de nascimento ou casamento
A certidão de nascimento é um documento sempre pedido pelas empresas. Já a certidão de casamento serve para o cadastro dos dependentes em benefícios que a empresa oferece e podem ser estendidos para a família.
PIS/PASEP
O colaborador deve informar o número do Programa de Integração Social e do Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (PIS/PASEP) para que seja gerada uma reserva financeira para o funcionário.
Carteira de Identidade Profissional
Algumas áreas de atuação precisam de registro no órgão responsável por regulamentar algumas profissões. A empresa pode exigir a Carteira de Identidade Profissional quando esse for o caso.
Certidão de nascimento dos dependentes
Se o colaborador contratado tiver filhos, é preciso enviar cópias da certidão de nascimento dos filhos com menos de 14 anos. Assim, o RH consegue expandir os benefícios para o dependente.
Certificado de reservista
Quando uma empresa contrata um colaborador do sexo masculino, é preciso que ele apresente o ertificado que comprova o registro no serviço militar na reserva do Exército, da Marinha ou da Aeronáutica.
Passo a passo para o registro de funcionário
Para tornar o processo de registro de funcionário um pouco mais fácil, compilamos neste tópico um passo a passo do que precisa ser feito. Confira:
- O primeiro passo é coletar todas as informações necessárias sobre o colaborador e os documentos exigidos para que seja possível fazer o cadastro dentro do prazo estipulado;
- Faça o cadastro das informações no sistema com muita atenção. Informações erradas ou incompletas podem resultar em problemas futuros, envolvendo até questões legais e administrativas;
- Se atente ao prazo estipulado por lei para que todas as informações sejam cadastradas no tempo certo. O atraso ou não cumprimento dos prazos pode resultar em multas e penalidades.
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